كيفية نقل المستندات في SharePoint

تعد إدارة المستندات من أهم الأشياء في SharePoint. في مجال الأعمال ، غالبًا ما تتطور المستندات. قد يبدأون في OneDrive for Business وينتهي بهم الأمر في موقع الفريق التابع للمؤسسة. غالبًا ما تغير المستندات المواقع ، لذا فإن معرفة خصوصيات وعموميات نقل المستندات في SharePoint أمر بالغ الأهمية.

طرق متعددة للقيام بذلك

يعرف كل من عمل في SharePoint أن هناك العديد من الطرق لإنجاز مهمة معينة. نقل المستندات ليست استثناء. يعتمد ما إذا كنت تستخدم File Explorer أو Migration Tool على عدد من العوامل ، مثل عدد المستندات المنقولة ، وأهمية الاحتفاظ بمحفوظات الإصدار ، والبيانات الوصفية ، والمزيد.

1. مستكشف الملفات

لنقل مستند باستخدام File Explorer ، افتح كلاً من الهدف ومكتبات المستندات المصدر (لا يهم إذا كان نفس الموقع). يختار مستكشف الملفات في القائمة المنسدلة. يؤدي هذا إلى فتح طريقة عرض المستكشف لكل من المكتبات. استخدم السحب والإسقاط لنقل العناصر بين طريقتي عرض المستكشف.

يمكنك نقل كل من المجلدات والملفات والاحتفاظ بأنواع المحتوى إذا كان كل من الموقعين المصدر والهدف لهما أنواع محتوى محددة. تحتفظ هذه الطريقة أيضًا ببيانات التعريف المخصصة إذا تم تحديد كل من الموقعين المصدر والهدف باستخدام نفس البيانات الوصفية.

ومع ذلك ، فإن العملية يدوية وهي نسخة أكثر من كونها نقلة ، مما يعني أنه يجب عليك حذف عناصر المصدر بعد النقل. لا يحتفظ بسجل الإصدار أو الخصائص التي تم إنشاؤها أو إنشائها أو تعديلها أو تعديلها بواسطة الخصائص.

2. نقل إلى / نسخ إلى

على الرغم من كونها مفيدة وبسيطة ، فإن الانتقال إلى و نسخ الى الأوامر متوفرة فقط على SharePoint Online. يتيح لك هذا الخيار نقل المستندات من OneDrive for Business أو SharePoint إلى وجهة في SharePoint أو OneDrive. حدد الملف وانقر فوق أي من الأمرين. ال الانتقال إلى الخيار سينقل المستند مع بيانات التعريف وحماية محفوظات الإصدار إلى مجلد مختلف داخل نفس المكتبة أو إلى مكتبة أخرى أو إلى موقع مختلف.

هذه الطريقة مثالية للمستخدمين النهائيين ، لأنها بسيطة ومباشرة. يسمح لك بنسخ ونقل الملفات والمجلدات. أفضل شيء هو أنه يحتفظ بأنواع المحتوى وسجل إصدار البيانات الوصفية المخصصة ، و الخصائص التي تم إنشاؤها وإنشاءها وتعديلها وتعديلها بواسطة الخصائص. ال ينسخ الأمر ، مع ذلك ، يحتفظ فقط بالإصدار الأحدث - من الواضح أن الجانب السلبي الرئيسي هو حقيقة أن هذه الطريقة حصرية لـ SharePoint Online.

3. إدارة المحتوى والبنية

إذا قمت بتمكين ميزة البنية الأساسية للنشر في SharePoint Server ، فستتمكن من رؤية ارتباط إدارة المحتوى والبنية عند الانتقال إلى إدارة الموقع. باستخدام هذه الميزة ، يمكنك نقل / نسخ المستندات. يعد هذا أحد أفضل الاختراقات التي ستساعدك على نقل مستندات متعددة في وقت واحد مع الاحتفاظ بمحفوظات الإصدار التي تم إنشاؤها وإنشاءها وتعديلها وتعديلها بواسطة الخصائص. يتم أيضًا الاحتفاظ بنوع المحتوى والبيانات الوصفية باستخدام هذه الطريقة.

ومع ذلك ، سيتعين عليك تشغيل ميزة النشر. حتى ذلك الحين ، لن تكون قادرًا على نقل عدة مجلدات. ربما يكون أكبر عيب في هذه الطريقة هو أنك يجب أن تكون مالك موقع لاستخدامه. أوه ، وهو يعمل فقط داخل موقع واحد.

4. منظم المحتوى

ما عليك سوى تنشيط ميزة Content Organizer ثم تحديد قواعد التوجيه التي تريد استخدامها ووضع المستند الذي تريد نقله إلى مكتبة القائمة المنسدلة. تتيح لك هذه الطريقة أيضًا نقل المستندات إلى أي موقع آخر. يستغرق الأمر بعض الوقت للتهيئة ، ولكن عليك القيام بذلك مرة واحدة فقط. كما أنه يحتفظ بأنواع المحتوى والبيانات الوصفية المخصصة.

على الرغم من أنه لا يحتفظ بسجل الإصدار ويتطلب مشرفًا ، إلا أنه يحتوي على ميزة مفيدة تسمح لك بتوجيه المستند إلى مجلد.

5. أداة ترحيل SharePoint

تعرف Microsoft أن نقل المستندات في SharePoint يمكن أن يكون صعبًا بعض الشيء. هذا هو سبب ابتكار الشركة لأداة ترحيل SharePoint المجانية. تعالج هذه الأداة كل شيء بدءًا من عمليات الترحيل الصغيرة إلى واسعة النطاق التي يمكن أن تتضمن ملفات ومجلدات وحتى قوائم من موقع SharePoint الخاص بك. يتم نقل العناصر إلى OneDrive أو SharePoint.

الفائدة الأكثر وضوحًا لهذه الطريقة هي قدرة الأداة على التعامل مع عمليات الترحيل الكبيرة. كما أنه قابل للتخصيص بدرجة كبيرة ويحتفظ بمحفوظات الإصدار. ومع ذلك ، فهو غير متوافق مع إصدارات SharePoint قبل عام 2013. وعلى النقيض من ذلك ، فإن بعض منتجات ترحيل الجهات الخارجية تكون أكثر قابلية للتخصيص بشكل ملحوظ.

6. منتجات الطرف الثالث

معظم منتجات ترحيل المستندات عالية الجودة من جهات خارجية ليست مجانية ، ولكنها تميل إلى الأداء الرائع ، لا سيما لعمليات الترحيل واسعة النطاق. تميل إلى أن تكون قابلة للتطوير وقابلة للتخصيص بدرجة كبيرة. معظم هذه المنتجات قادرة على الاحتفاظ بكل شيء ، بما في ذلك أنواع المحتوى والبيانات الوصفية وجميع الخصائص ومحفوظات الإصدار.

من ناحية أخرى ، هذه الطريقة لا تكلف المال. عندما تفكر في حقيقة أنك تدفع مقابل أداة ستساعدك على نقل المستندات ، ستبدأ في التساؤل عن سبب عدم توفر SharePoint بالفعل بخيار سهل الاستخدام. الجانب السلبي الآخر هنا هو أن منتجات الجهات الخارجية تتطلب مشرفًا لتكوينها وتشغيلها.

7. حل مخصص

أخيرًا ، يمكنك ترميز الحل المخصص الخاص بك عبر مجموعة متنوعة من التقنيات مثل REST API. لا يتعين على المستخدم النهائي توجيه أي شيء ، يمكنك التخصيص بقدر ما تريد ، ويمكنك التأكد من الاحتفاظ بكل شيء داخل المستندات. من ناحية أخرى ، يجب أن تكون قادرًا على كتابة التعليمات البرمجية وقضاء بعض الوقت في كتابة الشفرة وصيانتها ، الأمر الذي قد يكون صعبًا بشكل خاص في وقت تحديث المنتج.

اختر طريقتك

هناك المزيد من الطرق لنقل المستندات في SharePoint ، ولكن يجب أن تغطي هذه معظم احتياجاتك. ضع في اعتبارك ما تحتاجه أولاً ، وسرعان ما ستعرف بالضبط الطريقة التي يجب استخدامها لكل منها.

أي من هذه الطرق تفضل؟ هل استخدمت أكثر من واحد؟ مناقشة.