إذا تراكمت المعاملات على حساب QuickBooks الخاص بك ، فربما تكون قد حاولت حذفها. فقط لتكتشف أنه ليس سهلاً كما كنت تعتقد في البداية.
لجعل الأمور أكثر تعقيدًا ، لا يتوفر حذف المعاملات بشكل مجمّع على QuickBooks عبر الإنترنت. لكن لا داعي للقلق. تهدف هذه المقالة إلى مساعدتك في التخلص من البيانات الزائدة بسهولة نسبية.
علاوة على ذلك ، ستحصل على بعض النصائح الإضافية حول كيفية إدارة المعاملات باستخدام QuickBooks.
قبل ان تبدا
لحذف بعض المعاملات دفعة واحدة ، يجب عليك استخدام أداة Batch Delete / Void Transactions.
تأتي هذه الأداة / الخيار مع QuickBooks Desktop Accountant 2017. وينطبق الشيء نفسه على Enterprise and Enterprise Accountant 17.0 ، أو أحدث.
من الضروري تسجيل الدخول كمحاسب خارجي أو مسؤول. وتعدد العملات غير مدعوم عند حذف معاملات متعددة.
بالإضافة إلى ذلك ، هناك بعض المعاملات التي لا يمكنك حذفها بشكل مجمّع على الإطلاق.
- شيكات الراتب
- الفواتير التي تتضمن السداد (الأصناف ، الأميال ، أو الأوقات)
- المعاملات في فترة مغلقة
- شيكات الرواتب
- دفع الفواتير عبر الإنترنت
- فواتير تتضمن التكلفة والوقت القابل للفوترة
- مدفوعات ضريبة المبيعات
الحذف المجمع للمعاملات - دليل خطوة بخطوة
الخطوة 1
قم بتشغيل QuickBooks ، وانتقل إلى ملف ، وانقر فوق "التبديل إلى وضع المستخدم الفردي". أحيانًا يكون هناك أيضًا خيار "التبديل إلى وضع المستخدمين المتعددين" ، لا تنقر فوقه. وإلا فلن تكون قادرًا على المضي قدمًا في إجراءات أخرى.
الخطوة 2
بعد ذلك ، انتقل إلى Accountant وانقر فوق "Batch Delete / Void Transactions". اختر المعاملات التي ترغب في التخلص منها. يمكنك القيام بذلك من قائمة المعاملات المتاحة.
الخطوه 3
انقر فوق "مراجعة & باطل" لمتابعة الإجراءات الأخرى. هذا الخيار متاح أيضًا باسم "مراجعة وحذف". في كلتا الحالتين ، يفعل نفس الشيء.
الخطوة 4
الآن ، انقر فوق أحد الزرين - "Back Up & Void" أو "Back Up & Delete". هذا الإجراء اختياري ويمكنك اختيار "باطل فقط" أو "حذف فقط" من القائمة المنسدلة.
للكشف عن القائمة ، انقر فوق السهم لأسفل بجوار الأزرار المذكورة أعلاه. هذا بعيدًا عن الطريق ، ما عليك سوى التأكيد بالضغط على "نعم".
نصيحة محترف:
إذا كنت بحاجة إلى الاحتفاظ بسجل للمعاملات المحذوفة أو الملغاة ، فإن QuickBooks يمنحك خيار طباعتها.
اختر "عرض تقرير المعاملات المحذوفة / الملغاة" واضغط على Ctrl / Cmd + P لطباعته. يمكنك أيضًا اتخاذ الطريق الطويل وتحديد طباعة من قائمة "ملف".
طريقة بديلة
تنطبق هذه الطريقة على الحذف المجمع لمعاملات الخلاصة المصرفية. إليك ما يجب عليك فعله:
الخطوة 1
حدد القائمة المصرفية واختر حسابك. بعد ذلك ، انتقل إلى خيار "For Review" وحدد المعاملات التي ترغب في إزالتها.
الخطوة 2
اضغط على زر "الإجراءات المجمعة" وحدد "استبعاد المحدد". الآن ، يمكنك الانتقال إلى قسم الاستبعاد وتحديد المعاملات المحددة مرة أخرى.
اختر زر "Batch Actions" مرة أخرى وحدد "Delete" من القائمة.
ملحوظة:
أولئك الذين يريدون إزالة الرسم البياني الذي يعرض معاملات الحسابات لا يزالون بحاجة إلى حذفها واحدة تلو الأخرى. ولكن كانت هناك بعض الشائعات بأن QuickBooks سيشمل خيار حذف جماعي لهذا في المستقبل.
حذف المعاملات واحدًا تلو الآخر
هذه الطريقة أسهل إلى حد ما. ثم مرة أخرى ، ينطبق على QuickBooks Desktop وتحتاج إلى تسجيل الدخول بامتيازات إدارية.
الخطوة 1
افتح QuickBooks وانتقل إلى القائمة الرئيسية وحدد القوائم. ثم انقر فوق "مخطط الحسابات" - يظهر أسفل القائمة المنسدلة.
الخطوة 2
انتقل إلى الحساب الذي يحتوي على المعاملات التي ترغب في حذفها واضغط على فتح. تصفح جميع المعاملات وابحث عن المعاملة التي تريد إزالتها. لاحظ أن المعاملات تظهر بالترتيب الذي تختاره ، ويمكنك تغيير ذلك.
الخطوه 3
بمجرد وصولك إلى المعاملة التي تريد التخلي عنها ، حدد "تعديل" من القائمة الرئيسية وانقر على "حذف". هناك نافذة منبثقة للتأكيد وتضغط على "موافق" للتأكيد.
خيارات التصفية المتقدمة
إذا قمت بتشغيل جميع معاملاتك من خلال QuickBooks ، فقد تؤدي خيارات التصفية إلى تسريع إزالة الفائض منها بشكل كبير.
أولاً ، يتيح لك QuickBooks تطبيق عوامل التصفية بناءً على نوع المعاملة. وأفضل شيء هو أنه يمكنك بعد ذلك إلغاءها أو حذفها حسب الفلتر. انتقل إلى خيار نوع المعاملة ، وانقر على القائمة المنسدلة المجاورة لها ، ثم انقر على نوع المعاملة المحدد.
وتشمل هذه ما يلي:
- ائتمانات الفاتورة
- شيكات دفع الفواتير
- شيكات الاسترداد
- استرداد الفاتورة
- الرسوم المالية
بصرف النظر عن هذا ، يمكنك تصفية المعاملات حسب التاريخ. ضمن المعاملة المتاحة ، انتقل إلى "إظهار المعاملات حسب" وانقر على القائمة المنسدلة المجاورة لها.
هناك يمكنك تحديد "تاريخ آخر تعديل" و "أدخل التاريخ" و "تاريخ المعاملة". بالإضافة إلى ذلك ، يمنحك QuickBooks خيار إخفاء أو إظهار المعاملات الملغاة أو المرتبطة.
لإخفاء أو إظهار أي منهما ، ما عليك سوى النقر فوق المربع الموجود أمام الخيار المقابل. توجد هذه بجوار القائمة المنسدلة "نوع المعاملة".
اجعل كتبك نظيفة تمامًا
في الوقت الحالي ، من المحتمل أن يكون حذف معاملات QuickBooks بالجملة أكثر مما كنت تتمناه. في المقام الأول بسبب الأمان أو بعض اللوائح التي تشكل الخدمة.
ما رأيك في هذا؟ لماذا تعتقد أن QuickBooks جعلت حذف المعاملات المتعددة أمرًا صعبًا؟ شارك بأفكارك مع بقية مجتمع TJ في قسم التعليقات أدناه.