إذا كانت لديك قائمة مليئة بالأسماء ، فقد يكون من المفيد تقسيمها حسب الاسم الأول والأخير. قد تحتاج إلى إنشاء قائمة بأسماء عائلات عملائك أو موظفيك ، والأسماء الأولى مفيدة للتحية والرسائل.
هناك العديد من الطرق المختلفة لتقسيم عمود من الأسماء الكاملة إلى أعمدة منفصلة في جداول بيانات Google. دعونا نلقي نظرة على طريقتين بسيطتين وفعالة يمكنك استخدامهما.
استخدم أداة تقسيم النص إلى أعمدة
إليك الطريقة الأكثر مباشرة لتقسيم الأسماء الكاملة إلى أعمدة مختلفة باستخدام أدوات جداول بيانات Google.
- قم بإنشاء نسخة من الخلايا في العمود بالأسماء الكاملة. ستعمل أداة تقسيم النص إلى أعمدة على تغيير الأسماء الموجودة داخل العمود الذي تقوم بتقسيمه. إذا كنت تريد الاحتفاظ بالأسماء الأولية كما هي ، فيجب عليك تطبيق الوظيفة الإضافية على نسخة منسوخة من العمود الأصلي.
- الصق الأسماء في أعلى خلية داخل العمود حيث تريد تقسيمها.
- حدد الخلايا الملصقة حديثًا ، حدد "البيانات" من القائمة العلوية ، ثم انقر فوق "تقسيم النص إلى أعمدة".
- تقسم الخطوة السابقة بياناتك تلقائيًا ، ولكن عليك اختيار ملف فاصل قبل عروض الانقسام. في ال القائمة المنسدلة الفاصل، تحديد "الفراغ، "الذي يقسم الأسماء بين مسافات لفصل الاسمين الأول والأخير إلى خلايا منفصلة.
- بعد تقسيم الأسماء ، يجب أن تبدو خلاياك بالصورة التالية:
إذا كان كل اسم في قائمتك يتكون من اسم أول واسم العائلة فقط ، فإن الطريقة المذكورة أعلاه تقسمهم بدقة إلى قسمين.
لفصل الأسماء بالأحرف الأولى من الاسم الأوسط أو الأسماء الوسطى المكتوبة ، اتبع نفس الإجراء الموضح أعلاه ، باستثناء أنه سيؤدي إلى تقسيم جميع الأسماء الثلاثة إلى خلايا متجاورة.
لاحظ أن مزج خلايا الاسم الأول والأخير مع تلك التي تتضمن أسماءًا متوسطة أو أحرفًا أولية سيؤدي إلى هياكل أعمدة غير مناسبة ، كما هو موضح أعلاه أيضًا.
فصل الأسماء الكاملة بأسماء أولية مكونة من كلمتين أو واصلات أو فاصلات
يوفر استخدام الفواصل (اسم العائلة ، الاسم الأول) مزيدًا من المرونة عندما يتعلق الأمر بفصل الأسماء في أوراق Google. إذا كانت الفواصل تفصل بين الأسماء الكاملة ، فاختر "فاصلة" فاصل بدلا من ال "الفراغ" واحد.
يكون هذا السيناريو مفيدًا عندما تحتاج إلى عرض أسماء محددة بشكل صحيح ، مثل "Oswald، Betty Grace" أو "Riley، Mary Kate". كما أنه يعمل مع الأسماء التي تحتوي على واصلات وفواصل عليا. طالما لديك فواصل بين كل جزء من الأسماء ، فإن ملف "فاصلة"فاصل ستعمل بشكل مثالي.
استخدم "جداول بيانات Google الإضافية" لفصل الأسماء الكاملة
إذا كنت بحاجة إلى أسماء متوسطة لا تفسد محاذاة الخلية ، فقد يكون تثبيت الوظيفة الإضافية Split Names أكثر ملاءمة. الامتداد ليس مجانيًا ، ولكنه ميسور التكلفة نسبيًا ، ويتضمن فترة تجريبية مدتها 30 يومًا. اتبع هذه الخطوات لتثبيت Split Names.
- انقر فوق "الإضافات" في الجزء العلوي من الصفحة ، ثم انقر فوق "الحصول على إضافات"
- في شريط البحث ، اكتب "الأسماء المقسمة" ، ثم انقر فوق الوظيفة الإضافية لفتح صفحتها
- انقر "تثبيت" واتبع التعليمات.
كيفية استخدام الوظيفة الإضافية Split Names في جداول بيانات Google
- حدد الخلايا ذات الأسماء الكاملة داخل العمود ، ثم حدد "الوظائف الإضافية -> تقسيم الأسماء -> ابدأ"
- تحقق وإلغاء تحديد خيارات الاسم:
الاسم الاول
الاسم الوسطى
الكنية
التحية / العنوان
لاحقة الاسم / الحروف اللاحقة الاسمية
يحتوي عمودي على رأس
- يختار "ينقسم" ويجب أن تكون نتائجك مشابهة للصورة أدناه
عندما تختار "ينقسم،" ستنشئ الوظيفة الإضافية أعمدة جديدة وتضيف رؤوسًا تلقائيًا لكل منها ، ما لم تقم بإلغاء تحديد "يحتوي عمودي على رأس" اختيار.
من الواضح أن هذه الوظيفة الإضافية فعالة للغاية وتفصل الأسماء الكاملة بسهولة.
بعد النقر فوق "ينقسم،" ستحصل على ثلاثة أعمدة منفصلة. إذا كان هناك العديد من الأسماء الوسطى ، فستنتقل جميعها إلى عمود الاسم الأوسط.
بضع كلمات عن التكريم واللواحق والأسماء الأخيرة المعقدة
تعد الوظيفة الإضافية لتقسيم الأسماء في جداول بيانات Google بواسطة Ablebits مرنة وتغطي العديد من أنواع الأسماء المختلفة. يمكنك أيضًا التحقق من اللاحقات / الأحرف اللاحقة الاسمية ، مثل Jr./Sr. والعناوين اللاحقة الاسمية مثل Esq. أو دكتوراه.
إذا كان الاسم الكامل للشخص لا يحتوي على عنوان أو لاحقة ، فسيظل حقله فارغًا.
تجعل الطرق الأخرى من الصعب فصل الأسماء الأخيرة المعقدة ، ولكن هذه الوظيفة الإضافية تدرك أن البادئات مثل "de" أو "von" هي جزء من الاسم الأخير.
بغض النظر عن الفوائد المذهلة للإضافة ، فهي ليست معصومة من الخطأ. على سبيل المثال ، تقسم الأداة الاسم الأخير للفيزيائي الشهير فان دير غراف إلى الاسم الأوسط فان والاسم الأخير دير غراف.
في الختام ، يعد استخدام الوظيفة الإضافية Split Names في Google Sheets أكثر ملاءمة ، وهو أفضل بكثير في التعامل مع الأسماء والبادئات واللاحقات. الجانب السلبي هو أن الوظيفة الإضافية تستغرق بعض الوقت لإنشاء أعمدة جديدة للقوائم الكبيرة. أيضًا ، يفضل بعض المستخدمين عدم الاعتماد على الوظائف الإضافية على الإطلاق ، خاصة إذا كان من الضروري الدفع مقابلها.
إذا قررت استخدام تقسيم النص إلى أعمدة ، فستحصل على نتائج أسرع. سينتقل كل جزء من الاسم الكامل إلى أعمدة مختلفة. هذه الطريقة أسرع ، ولكن قد يكون من الصعب تقريب جميع الأسماء الأخيرة أو الأسماء الوسطى.
قد تفضل أيضًا استخدام الصيغ بدلاً من هذه الطرق. بغض النظر عن الطريقة التي تتبعها ، فإن جداول بيانات Google تجعل هذه العملية بسيطة للغاية.