الصورة 1 من 6
يستخدم ملايين الأشخاص برنامج Microsoft Outlook لإدارة بريدهم الإلكتروني والتقويم في العمل والمنزل. هذا دليل على فائدته ، ولكن الحقيقة هي أن قلة من الناس يعرفون حقًا كيفية تحقيق أقصى استفادة من ميزاته.
يمكن أن يؤدي تعلم بعض الحيل البسيطة إلى توفير الوقت ، ومساعدتك على العمل بكفاءة أكبر ، وحتى مزامنة حياتك في المنزل والعمل. هذه التلميحات موجهة نحو Outlook 2013 و 2016 و 2019 و Microsoft 365 ، لكن العديد منها ينطبق أيضًا على الإصدارات الأقدم من Outlook.
النصيحة رقم 1: تخلص من الكتابة المتكررة باستخدام "الأجزاء السريعة"
إذا كنت تحتاج بانتظام إلى كتابة كتلة نصية قياسية ، فيمكنك حفظها كملف "جزء سريع" لسهولة الإدراج في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
- قم بتمييز النص في نافذة الملحن.
- انقر على "إدراج" علامة التبويب لطرح قائمة الشريط.
- يختار "أجزاء سريعة" و اختار “حفظ التحديد في معرض الأجزاء السريعة. "
- انقر "موافق" في الإطار المنبثق لحفظ عبارة الجزء السريع الجديدة.
في المستقبل ، عندما تبدأ في كتابة نفس كتلة النص ، سترى أنها منبثقة كاقتراح. نجاح "إرجاع" لإدخال النص بالكامل. يمكنك أيضًا تحديد عبارتك باستخدام الماوس باستخدام مفتاح "أجزاء سريعة" اسقاط. انقر بزر الماوس الأيمن فوقه للحصول على خيارات الموضع ، أو قم بتحرير وإدارة Quick Parts و "اللبنات الأساسية" الأخرى.
نصيحة رقم 2: اكتب رسالة لتسليمها في وقت لاحق
إذا كانت لديك بعض الأخبار أو الرسائل التي لا تريد مشاركتها على الفور ، يتيح لك Outlook تأجيل التسليم حتى وقت محدد.
- اكتب بريدك الإلكتروني وأضف المستلم الخاص بك. احصل على كل شيء جاهزًا للإرسال كما تفعل عادةً.
- انقر فوق علامة التبويب "خيارات". ستظهر قائمة منبثقة تحتها.
- انقر فوق "تأخير تسليم" أو حدد رمز السهم الصغير في "إرسال" مربع ، اعتمادًا على إصدار Outlook ونظام التشغيل لديك.
- في الإطار المنبثق ، اختر التاريخ والوقت اللذين تريدهما أن يتلقى المستلم البريد الإلكتروني ، ثم انقر فوق "قريب" أو "إرسال" اعتمادًا على إصدار Outlook ونظام التشغيل لديك.
- انقر "إرسال" عند الانتهاء.
- إذا كنت تستخدم خادم Exchange ، فيمكنك الآن إغلاق Outlook. إذا كنت تستخدم بروتوكول POP أو IMAP ، فسيتعين عليك ترك التطبيق مفتوحًا حتى يمر وقت الإرسال المحدد.
يمكنك أيضًا تحديث التاريخ والوقت أو حذف الرسالة تمامًا قبل إرسالها. قم بزيارة "المسودات" المجلد وانقر "إلغاء الإرسال." ثم يمكنك إعادة إنشاء الرسالة وإرسالها في تاريخ أو وقت جديد.
النصيحة رقم 3: أنشئ مجلدًا لعمليات البحث الشائعة
يمكنك دائمًا البحث في المجلد الحالي عن طريق كتابة كلمات أو عبارات في حقل البحث الموجود أعلى قائمة الرسائل. ومع ذلك ، بالنسبة للمصطلحات التي يتم البحث عنها بشكل متكرر ، يمكنك تبسيط المهمة باستخدام ملف "بحث" مجلد.
اذهب إلى "مجلد" علامة التبويب وانقر بزر الماوس الأيمن فوق "مجلد البحث" لإنشاء واحدة. اختر من بين مجموعة متنوعة من القوالب (بريد إلكتروني من أشخاص محددين ، بريد تم تمييزه على أنه مهم ، وما إلى ذلك) أو قم بإعداد معاييرك الخاصة باستخدام "إنشاء مجلد بحث مخصص" اختيار.
يظهر مجلد البحث الجديد في جزء المجلدات على الجانب الأيسر من نافذة Outlook ؛ انقر فوقه لرؤية الرسائل التي تلبي الشروط التي اخترتها. انقر بزر الماوس الأيمن واختر "إعادة تسمية المجلد" لإعطائها اسم مناسب.
نصيحة رقم 4: أتمتة المهام المتكررة بخطوات سريعة
إذا وجدت نفسك تؤدي مهمة معينة بانتظام ، مثل إعادة توجيه بريد إلكتروني وارد إلى زميل أو دعوة مجموعة من المستلمين إلى اجتماع ، فحينئذٍ خطوات سريعة يمكن أن يوفر لك الوقت. ستجد مجموعة محددة مسبقًا خطوات سريعة في منتصف ال مسكن علامة التبويب ، ولكن القوة الحقيقية للميزة تأتي في تحديد الميزة الخاصة بك.
انقر فوق سهم القائمة المنسدلة وحدد "خطوة سريعة جديدة" لإنشاء تسلسل مخصص من الإجراءات التي يمكنها تصنيف الرسائل ونقلها ووضع علامة عليها وحذفها بنقرة واحدة على الماوس.
النقر فوق السهم المنسحب ، الموجود في الجزء السفلي الأيمن داخل ملف "خطوات سريعة" مجموعة الشريط ، تفتح مربع حوار يمكنك من خلاله تكرار الاختصارات وتحريرها بحيث يمكنك إنشاء مجموعة من الأشكال المختلفة على أحد السمات.
نصيحة رقم 5: قم بفرز بريدك باستخدام القواعد والتنسيق الشرطي
ال 'قواعد' القائمة المنسدلة في 'نقل' قسم من 'مسكن' توفر علامة التبويب خيارات لإنشاء وإدارة قواعد لمعالجة الرسائل تلقائيًا فور وصولها. إذا قمت بتحديد رسالة قبل النقر فوقها ، فسوف تعرض إنشاء قاعدة تؤثر على الرسائل المماثلة. يختار "إنشاء قاعدة" وسيتم منحك الخيار لتعيين جميع أنواع المعايير للتحقق منها ، بما في ذلك المرسل والمستلم والحجم والتاريخ وما إلى ذلك. ستختار أيضًا ما يجب أن يحدث لرسائل البريد الإلكتروني التي تطابق المعايير المحددة.
ميزة مماثلة هي تنسيق مشروط، والتي ستجدها من خلال النقر "عرض الإعدادات" تبعها "رأي" التبويب. لا يؤدي هذا إلى نقل الرسائل أو معالجتها ، ولكنه يعرض رسائل البريد الإلكتروني المطابقة لمعايير معينة بخط ولون محددين ، بحيث يمكنك تحديدها على الفور في بريدك الوارد.
النصيحة رقم 6: امسح الرسائل غير الضرورية تلقائيًا
إذا كنت ترغب في توفير مساحة أو ترتيب مسار بريد إلكتروني غير عملي ، فإن ملف عملية تنظيف أداة في Outlook 2013 والإصدارات الأحدث يمكن أن تساعد. إنه يحلل محادثة بريد إلكتروني كاملة ويحذف أي رسائل تم اقتباسها بالكامل داخل رسالة لاحقة - وبهذه الطريقة ، لا يزال بإمكانك رؤية ما قيل عن طريق التحقق من الرسائل اللاحقة.
ليستخدم عملية تنظيف، انقر فوق القائمة المنسدلة الخاصة بها في "مسكن" علامة التبويب واختر ما إذا كنت تريد ترتيب محادثة واحدة أو مجلد كامل. لتنفيذ مزيد من التحكم في الإعدادات الخاصة بك ، انقر فوق "إعدادات" زر داخل التنبيه المنبثق لاختيار نوع الرسائل التي يجب استبعادها وما يجب تركه بمفرده.
نصيحة رقم 7: تفويض الوصول إلى بريدك والتقويم
إذا تطلب منك موقف أو حدث معين توفير الوصول إلى حساب Outllok لشخص آخر ، فيمكنك السماح مؤقتًا لشخص آخر بإدارة بريدك الوارد والمواعيد. لإعداد هذا ، افتح ملف "ملف" علامة التبويب ، ثم انقر فوق "إعدادت الحساب" القائمة المنسدلة وحدد "تفويض الوصول". انقر "يضيف" وأدخل اسم الشخص (أو الأشخاص) الذين تريد منحهم حق الوصول.
سترى مجموعة من القوائم المنسدلة للأذونات. تسمح الإعدادات الافتراضية للمفوض بالوصول إلى التقويم وقائمة المهام وتحديثهما ، بينما يظل البريد الإلكتروني وجهات الاتصال خاصين. يمكنك ضبط الأذونات لاحتياجاتك.
ملحوظة: يجب أن يستخدم المفوض الإصدار نفسه من Outlook مثلك ، ويجب تخزين العناصر التي تريد أن يصل إليها على خادم Exchange. لن يتمكن المفوض من الوصول إلى صندوق البريد الخاص بك الموجود على محرك الأقراص الثابتة.
نصيحة رقم 8: إدارة إيصالات القراءة
لحسن الحظ ، Outlook حسن التصرف بما يكفي لطلب الإذن قبل إرسال إيصال بالقراءة ؛ يمكنك تخصيص سلوكه بشكل أكبر بالنقر فوق "ملف" علامة التبويب ، فتح "خيارات،" اختيار "بريد" عرض ، والتمرير لأسفل إلى ملف "تتبع" الجزء. لتكوين معدل تكرار طلبات الإيصال المرسلة ، اختر "دائما" أو "مطلقا،" أو قم بتكوين إعدادات طلب الإيصال الخاصة بك.
أحد الخيارات المفيدة هو القدرة على طلب إيصال تسليم ، مما يؤكد وصول بريدك الإلكتروني إلى خادم بريد المستلم ، دون الإصرار على إشعار عند فتحه بالفعل.
نصيحة رقم 9: المناطق الزمنية
إذا كنت تسافر للعمل ، فستعرف إحباط الاجتماعات والمواعيد في Outlook التي تظهر في التوقيت المحلي الخطأ. لحسن الحظ ، يمكنك التحكم في المناطق الزمنية من داخل إعداداتك. تحت "ملف،" يبحث عن "خيارات" واختر "تقويم" لفتح ملف "وحدة زمنية" إعدادات. بمجرد تغيير منطقتك الزمنية المحلية ، سيتم عرض الطوابع الزمنية وإدخالات التقويم بالبريد الإلكتروني مع الإزاحة المناسبة.
يمكنك أيضًا تكوين منطقة زمنية ثانية ليتم عرضها بحيث ، على سبيل المثال ، يمكنك تتبع الوقت الذي تعود فيه إلى المنزل ، أو معرفة الوقت المناسب لزملائك في الخارج للتأكد من التقاطهم أثناء ساعات العمل وعدم القيام بذلك. ر الاتصال بهم في وقت غير مناسب من اليوم. انقر "تبديل المناطق الزمنية" للتبديل بسهولة من موقع إلى آخر.
النصيحة رقم 10: استخدم ميزة الملاحظات اللاصقة
يتضمن Outlook ميزة الملاحظات اللاصقة المضمنة للمساعدة في تذكيرك بالمعلومات المهمة أو تدوينها. صحافة "Ctrl + Shift + N" من أي مكان في واجهة Outlook لإنشاء ملاحظة جديدة ، والتي يمكن سحبها ووضعها في أي مكان على الشاشة. بشكل افتراضي ، تظهر الملاحظات باللون الأصفر الباهت ، ولكن يمكنك تخصيصها للفئات ، مما يجعلها تتحول إلى اللون المرتبط.
لإدارة ملاحظاتك ، انقر فوق "ملحوظة" في الجزء السفلي من 'رأي' لوجة. من هناك ، يمكنك نسخ الملاحظات وتنظيمها وطباعتها. يمكنك أيضًا البحث ، عبر الحقل الموجود أعلى يمين النافذة ، عن ملاحظات تحتوي على نص معين.
النصيحة رقم 11: البريد الإلكتروني المشفر
إذا كنت تريد إثبات أن رسائلك هي بالفعل منك ، فيمكن لبرنامج Outlook توقيع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بشكل مشفر. يمكنك أيضًا الانتقال إلى أبعد من ذلك وتشفير النص والمرفقات بحيث لا يتمكن من قراءتها سوى المستلمين الذين قمت بمشاركة المفتاح معهم. لإعداد هذا ، افتح "إعدادات مركز التوثيق" بالنقر فوق “ملف | خيارات | مركز الثقة" واختيار "أمان البريد الإلكتروني."
يعد تشفير رسائل البريد الإلكتروني وإضافة توقيع رقمي أمرًا سهلاً مثل تحديد المربعات ذات الصلة ، ولكنك ستحتاج إلى إنشاء واستيراد معرف رقمي إذا لم يكن لديك واحد بالفعل. انقر "الحصول على معرّف رقمي ..." لمشاهدة روابط لمجموعة من مقدمي الخدمات ، بما في ذلك Comodo ، الذي يقدم شهادات بريد إلكتروني مجانية.